秘書や事務アシスタントとして働く場合、電話の応対は重要な仕事のひとつです。通常、外資系の企業でも、電話応対のマナーは日本企業の場合と同じです。外線を受けるときは、以下の手順を忘れないようにしましょう。

1. 挨拶をする（Hello／Good morning／Good afternoon）
2. 会社名を言う（ABC company）
3. 自分の名前を言う（Kaori Saitoh speaking.／This is Kaori Saitoh.）
4. 用件を尋ねる（May I ask what this is concerning?／How can I help you?）

伝言を受ける場合は、電話をかけてきた相手の会社名と名前の正しいスペルを確認し、必ず連絡先を尋ねましょう。電話を切る前に、相手から聞いた情報を復唱し、確認するのも、ビジネスマナーとして大切です。

もちろん、内線に出る場合は会社名を言う必要はありません。そのかわり、自分の名前の前に、所属部署を言うようにしましょう。

日頃から、Corporation、Trading、Associates、Agency、INC（Incorporatedの略称）など、社名によく使用される英単語を覚えておきましょう。そうすれば、相手に社名のスペルをすべて言ってもらわなくてすみます。

電話番号をメモするのは、意外に難しいものです。ヨーロッパの国々や、ヨーロッパの習慣を受け継いでいるオーストラリアのような国では、２つの数字を組みにして言う傾向があります。たとえば、34567890という電話番号を伝える場合、日本とヨーロッパでは、以下のように違います。

日本式："My number is: three-four-five-six (少し間をあけて) seven-eight-nine-zero."
ヨーロッパ式："My number is: thirty-four, fifty-six, seventy-eight, ninety."
（私の電話番号は、34567890です）

日本ではひとつひとつ番号を言うので、ヨーロッパ式に慣れる必要があります。
ほかに、同じ番号が組み合わさった場合は以下のように言います。

XXXX3344："…XXXX, double-three, double-four"
XXXX5556："…XXXX, triple-five, six"
XXXX2000："…XXXX, two-thousand"
XXXX1800："…XXXX, eighteen-hundred" または "XXXX, eighteen, double-O（オー）"

上記でわかるように、"0"は「ゼロ」またはアルファベットの"O"のように「オー」と言うのが一般的です。

"S/F, T/P, B/V"など発音が似ているアルファベットは、スペルを聞き分けられないことがあります。そのような時は、日本語で、「Tは東京のTですか？」と聞くように、英語でも正しく聞き取るために、国や主要都市の名前、人名などの単語を使うとスムーズにいきます。
例：N as in New York?／D as in David?

また、下表は、海軍や船舶免許で用いられている他、警察・軍など国家に関連する職務や国際電話オペレーターなどが実際に使っている公的なリストですので、参考にしてください。

ただし、どうしても聞き取れないときは、何度もスペルを尋ねるのも失礼に当たるので、カタカナ音声で覚えておき、"I couldn't catch her/his name. It sounded like…"（彼／彼女の名前が聞き取れなかったのですが、○○のような感じでした）とメモに残しておきましょう。

電話応対でよく使われるフレーズを覚えておくと、突然の電話もあわてずに応対できます。　

電話応対フレーズ集（電話を受ける編）