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ビジネス英語実践講座
後半は、来客を会議室に案内する際の応対について考えてみましょう。個人秘書やグ ループセクレタリーになると、その役割と責任はさらに増します。上司がすぐに会議室に来られない場合、気分よく待ってもらえるように応対するのは、あなたの役割です。客と上司の間を上手に取り持ちながら、居心地のよい雰囲気作りを心がけることが大切です。
同伴しているのが顧客でも同僚でも、部屋に入る際は必ずノックをするのが、ビジネス上のマナーです。空いているはずの部屋でも、念のためノックをします。どんなときでも最初にドアを開け、客が部屋に入るまでドアを押さえて開けておきます。お茶などを持って再度入室する際も、ノックし、「Excuse me.」と声をかけるとよいでしょう。
日本と違い、他国では座り順に決まりはないため、客には好きな場所に座るよう促すことができます。ただし、プレゼンテーションでホワイトボードやスライドを使用する、電話会議を行うなどの理由で、上司が特定の座席位置を指定している場合は別です。
客があなたの会社に関して、基本的な質問をすることもあるので、会社概要に載っている内容などは暗記し、答えられるようにしておきましょう。ただしここでは、個人的な質問や意見、他の社員や顧客などを話題にして、“small talk（世間話、雑談）”をしてはいけません。信じられないかもしれませんが、秘書やアシスタントから他社の内部情報を聞き出そうとする会社も、実際にあるからです。
“Is this your first time to Japan?”（日本は今回が初めてですか？）、“Did you have any problems finding our office?”（弊社を見つけるのに、何か問題はありましたか？＝弊社の場所は、問題なくわかりましたか？）、“How was your flight?（空の旅はいかがでしたか？）”などの当たり障りのない質問を使えば、場をなごませ、客と会話を始めるきっかけとなります。
客は、あなたと話すために来ているのはなく、上司と話すために来ていることを心に留めておきましょう。客と話をすると言っても、必要以上に話しかける必要はありません。大切なのは、客と上司の間を上手に取り持ちながら、居心地のよい雰囲気を作ってあげることなのです。
お茶やコーヒーなどの飲み物を客に出すときに、日本語では「どうぞ」などと一言添えますが、英語ではこのような言葉に該当するフレーズはありません。代わりに、お茶を出した後に、「Mr./Ms. ○○（上司の名字）will be with you in about 5 minutes.（○○はあと５分ほどで参ります）」などと、上司があとどれくらいで来られるのかを伝えるとよいでしょう。
前の会議が長引いていたり、書類の準備などで、上司が遅れたりする場合は、必ず客にその旨を伝え、一緒に会議室に行きます。ただ、遅れる旨だけではなく、その理由と待ち時間を具体的に言うことが大切です。同時に、上司にも客が待っていることを伝えたり、念を押すようにしましょう。なるべく早く会議に来るために自分にできることはないかと、上司に尋ねることも必要です。上司が遅れる旨を客に伝えるフレーズには、下記のようなものがあります。
申し訳ございません。○○は、前の会議が長引いておりまして、あと10分少々で参ります。 I'm terribly sorry, Mr./Ms.○○（上司の名字）is in a meeting right now, but he should be with you shortly here in 10 minutes. 申し訳ございません。○○は、只今電話に出ておりまして、あと５分ほどで参ります。 I'm very sorry Mr./Ms.○○（上司の名字）in on the phone right now, but he will be with you in about 5 minutes. 何か私でお役に立てることはございますか？ Can I help you with anything else?
申し訳ございません。○○は、前の会議が長引いておりまして、あと10分少々で参ります。 I'm terribly sorry, Mr./Ms.○○（上司の名字）is in a meeting right now, but he should be with you shortly here in 10 minutes.
申し訳ございません。○○は、只今電話に出ておりまして、あと５分ほどで参ります。 I'm very sorry Mr./Ms.○○（上司の名字）in on the phone right now, but he will be with you in about 5 minutes.
何か私でお役に立てることはございますか？ Can I help you with anything else?
受付や会議室から化粧室への行き方を聞かれることもありますので、英語で答えられるようにしておきましょう。下記のキーワードやフレーズを参考にしてください。
＜フレーズ＞ 廊下の突き当たり右手にございます。 It's at the end of the hall and on your right. エレベーターの左手にございます。 It's to the left / on the left side of the elevator. あちらにございます。 It's over there. こちらです。（一緒に行くとき／案内するときに限る） It's right this way. 廊下を行って、左に曲がったところにあります。 It's down the hallway and to the left. ＜キーワード＞ ・廊下の突き当たり：end of the hall ・エレベーターの横：next to the elevator ・階段の横：next to the staircase / stairwell ・向かい：opposite side ・〜と〜の間：between〜and〜 ・化粧室：toilet / restroom / ladies' room / men's room
＜フレーズ＞ 廊下の突き当たり右手にございます。 It's at the end of the hall and on your right.
エレベーターの左手にございます。 It's to the left / on the left side of the elevator.
あちらにございます。 It's over there.
こちらです。（一緒に行くとき／案内するときに限る） It's right this way.
廊下を行って、左に曲がったところにあります。 It's down the hallway and to the left.
＜キーワード＞ ・廊下の突き当たり：end of the hall ・エレベーターの横：next to the elevator ・階段の横：next to the staircase / stairwell ・向かい：opposite side ・〜と〜の間：between〜and〜 ・化粧室：toilet / restroom / ladies' room / men's room
