「お願いしたい仕事があったのに、休むことを当日になって知った」「誰が代わりに引き受けるの？」などと、周囲に迷惑をかけることにならないように、留守にする前日に、Eメールなどで関係者にお知らしておきましょう。そして、休み中はボイスメールのメッセージを変えたり、Eメールも、留守を伝える自動応答に設定するなどが必要です。
【前日に送る社内向けEメールメッセージ例】
件名：Absent: Akiko KATO / Jr. Group Secretary （名前と部署）
本文：
I'll be out of the office between July 10th - 15th.
Please contact Mrs. Suzuki at #3321 or Suzuki_Hanako@acme.co.jp, during my absence.
Akiko Kato
＜日本語訳＞
件名：不在通知
明日から6月15日までお休みをいただきます。
不在中は、鈴木さん（内線3321、メールアドレスSuzuki_Hanako@acme.co.jp）までご連絡ください。
加藤亜希子
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【留守番電話のメッセージ例】
Hello, this is Akiko Kato. I'll be out of the office between July 10th and 15th. If your inquiry is urgent, please contact Mrs. Suzuki. Her phone number is XXX-XXX-XXXX. Thank you for calling.
＜日本語訳＞
こんにちは、加藤亜希子の電話です。6月15日まで不在にしております。
お急ぎの方は、鈴木までご連絡ください。電話番号はXXX-XXX-XXXXです。お電話ありがとうございました。
【Eメールの自動返信メッセージ例】
件名：Out of Office Auto Reply
本文：
Thank you very much for your message.
I will be out of the office between 10th -15th of July.
I will respond to your message as soon as I return.
If your inquiry is urgent please contact Mrs. Suzuki. Suzuki_Hanako@acme.co.jp.
＜日本語訳＞
件名：不在にしております 自動返信
メールをいただきありがとうございます。
6月15日まで不在にしております。
戻りましたら、できるだけ早くご連絡いたします。
お急ぎの方は、鈴木までご連絡ください。メールアドレス
はSuzuki_Hanako@acme.co.jpです。