【第101回】
Word文書を保存する際に表示される
「音声認識データを……」メッセージを表示したくない
Wordで編集中の文書を保存しようとすると、「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、データは失われました。録音していないときは、必ずマイクをオフにし、ディスクで利用できる記憶域を確認してください。」（Word2003の場合）あるいは「録音された音声認識入力や、修正候補のようなデータなしで文書が保存されました。」（Word2002の場合）というメッセージが表示されることがあります。ユーザ自身で利用した覚えのない機能に関するメッセージがいきなりあらわれるため、戸惑うユーザも少なくないようです。
Wordでは、入力した文字の音声入力データや手書き入力データなどの言語データを自動的に記録しておいて、入力した文字列の修正候補をあとで表示する際などに利用する機能が備わっていますが、言語データを文書に埋め込んで保存するとファイルサイズが非常に大きくなるため、空き容量の少ないハードディスクやUSBメモリに文書を保存しようとすると、このようなメッセージを表示して、言語データ抜きで保存する仕組みとなっています。
保存時にこのメッセージが表示されるのが目障りなようなら、あらかじめ言語データを保存しないように設定します。
編集中の文書を保存する際、「文書は保存されましたが、音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、データは失われました。」メッセージが表示される
「オプション」ダイアログの「保存」タブの「言語データを埋め込む」チェックをはずす
「言語データを埋め込む」機能は有効な状態が初期値で、しかも、文書毎に設定する仕組みとなっているため、編集中の文書で「オプション」ダイアログの「言語データを埋め込む」チェックをはずしても、新規に文書を作成すると再び、有効な状態になっています。
新規に作成する文書で最初から「言語データを埋め込む」機能を無効な状態にするには、新規文書のテンプレートである「Normal.dot」を開いて、そこで「オプション」ダイアログの「言語データを埋め込む」チェックをはずして上書き保存します。
なお、「Normal.dot」テンプレートはふつうにWordを起動した状態では編集することができませんので、Wordを「セーフモード」で起動します。
［Ctrl］キーを押しながら、「スタート」メニューからWordプログラムを選択するか、デスクトップなどにあるWordのアイコンをダブルクリックして、Wordを「セーフモード」で起動する
「ファイルを開く」ダイアログの「ファイルの場所」欄で「Normal.dot」テンプレートの保存場所を指定する（通常はCドライブの「Documents and Settings」→ユーザ名→「Application Data」→「Microsoft」→「Templates」フォルダ）
同フォルダ内にある「Normal.dot」テンプレートを選択して、「開く」ボタンをクリックする
「オプション」ダイアログの「保存」タブの「言語データを埋め込む」チェックをはずす
「上書き保存」ボタンをクリックして、上書き保存する。以降、新規文書を作成すると、「言語データを埋め込む」機能は無効になっている