【第102回】
Excelで作成した見積書や請求書で
商品が空欄の行では「0」を印刷したくない
見積書や請求書の「金額」欄には、商品毎の合計金額を求める数式を設定します。その際、「商品」欄が空欄だったら「金額」欄を空欄のままとするのが一般的ですが、「金額」欄に単純に商品の数量と単価をかけ算する数式を設定すると、「商品」欄が空欄の場合に「金額」欄に「\0」と表示されてしまいます。
これを避けるには、「IF」関数を用いて、「“商品”欄が空欄だったら空白を表示して、空欄でなかったら数量×単価を計算する」という数式を設定するのが常道です。
見積書の明細行の6行目・7行目は商品欄が空欄なのに、金額欄に「\0」が表示されてしまっている
「商品欄が空欄だったら空白を表示する」数式を設定すると、金額欄に「\0」が表示されず、空欄となった
この「IF」関数を用いる方法は新規に見積書や請求書を作成する場合には有効ですが、既に見積書や請求書が作成してある場合にその数式を手直しするのはかなり面倒です。
そういった場合には、「数値あるいは数式の結果のゼロ値を表示しない」機能を利用すると、数式を一切手直しすることなく、「\0」の表示を空欄に置き換えることができます。
この方法は、見積書や請求書にシートの保護が設定されている場合にも効果的です。
見積書にシートの保護が設定されているため、数式を手直しすることができない
「オプション」ダイアログの「表示」タブの「ゼロ値」のチェックをはずす
「ゼロ値を非表示とする」機能は、数式の結果だけでなく、ユーザ自身がゼロ値を入力した場合にも同様に働きますので、あえてゼロ値を入力する必要がある場合には注意してください。そのような場合には、「’」記号を付けて「’0」あるいは「’\0」というように入力します。すると、文字列の扱いになりますので、ゼロ値を非表示とした状態でも「0」あるいは「\0」と表示されます。