【第108回】
日本の都道府県別データを
北から南に並ぶように並べ替えたい
Excelでは、作成した表を数値の大きい順／小さい順に、あるいは、文字列のアルファベット順／あいうえお順に簡単に並べ替えることができますが、都道府県別の統計資料や全国の自社営業所の一覧などでは都道府県が北から南に並ぶように並べ替えたいことがあります。北海道・青森・岩手……宮崎・鹿児島・沖縄というように。
残念ながら、Excelにはデータを都道府県順に並べ替える機能は搭載されていませんが、その代わりに、ユーザ自身で並べ替え規則を定義しておけば、以降、ユーザ定義した規則に基づいて並べ替えを行えるようになっています。
ここでは、全国の都道府県の一覧表が載っているWebページを元に、都道府県順の並べ替え規則を定義して、その規則に基づいて並べ替えを実行する方法をご紹介しましょう。
Googleなどの検索ページで「各都道府県のHP一覧表」と入力して検索を実行すると、総務省サイトの「各都道府県のHP一覧表」ページが見つかる ※1
「各都道府県のHP一覧表」ページの表全体を選択して、「編集」→「コピー」を選択する
「ツール」→「オプション」を選択して、「オプション」ダイアログの「ユーザー設定リスト」タブの「インポート」ボタンの左隣の「ダイアログ最小化」ボタンをクリックする
シート上に貼り付けた「各都道府県のHP一覧表」の中の「北海道」〜「沖縄」の全国都道府県のセル範囲をドラッグして選択する
「ユーザー設定リスト」タブの「インポート」ボタンをクリックする
「リストの項目」欄に全国の都道府県名がインポートされたら、「OK」をクリックして「オプション」ダイアログを閉じる
人口の多い順に並んでいる表を都道府県順に並べ替えるため、「データ」→「並べ替え」を選択する
「並べ替え」ダイアログの「オプション」ボタンをクリックする
「並べ替えオプション」ダイアログの「並べ替え順序の指定」欄で「北海道,青森,岩手,宮城,秋田,山形」を選択する
「並べ替え」ダイアログに戻ったら、「OK」ボタンをクリックする
「ユーザー設定リスト」は、データを並べ替える際の基準となるだけでなく、「オートフィル」機能を用いて連続値を作成する際にも利用されます。
自社の営業所の都道府県別一覧表を作成する例で説明しましょう。
先頭の値として「北海道」を入力したら、そのセルの右下隅の「フィルハンドル」を表の最下行までドラッグする
「北海道」〜「沖縄」までの全都道府県名が連続値として入力される
※1 ここで都道府県名の一覧表の例として利用した総務省の「各都道府県のHP一覧表」では、北海道以外の「都」「府」「県」が省略されているため、これを元にした「ユーザー設定リスト」も「都」「府」「県」無しのデータに対してだけ並べ替えの基準として働きます。都道府県名を「都」「府」「県」を含んで記述することが多かったら、「都」「府」「県」入りの都道府県一覧表を元に「ユーザー設定リスト」を作成するようにしてください。