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PCまめ知識side-A【第14回】
Wordで作成した請求書や見積書で、金額を計算したい
 
 請求書や見積書といった計算を伴う書類であれば、Excelで作成するのが一般的ですが、Wordを使っても作成することができます。
 請求書や見積書の表の部分はWordの作表機能(「罫線」→「挿入」→「表」)を用いれば簡単に作成できますが、問題は単価と数量を元に明細行の金額を計算したり、すべての明細行の合計金額を計算したりする部分です。そのためにわざわざ電卓を持ち出すのも面倒です。Wordにも数式を設定しておけば、計算を行ってくれる機能が備わっていますので、Wordの計算機能を解説しましょう。

 Wordの作表機能あるいは罫線機能を用いて作成した表で、そのまま計算を行えるところがメリットです。
 ただし、計算が中心のExcelとは異なり、数式を設定する際に表の各セルの位置をあらわす番地が画面上に表示されない、基本的な関数しか用意されていない、他のセルの値を参照する際にクリックするだけではそのセルの番地が入力されない、数式を別のセルにコピーしたら訂正する必要があるといった制約がありますので、1回しか使わない書類であれば、電卓などを使って手計算した方が手軽です。何度も使い回しできる書類とか込み入った計算が必要な書類の場合に限って、Wordの計算機能を利用するようにしたらよいでしょう。

 
 
No.1
ここでは、明細行の「金額」欄のほか、「消費税」と「合計」も計算させてみる
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No.2
表の各セルはこのような番地となる
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No.3
まず、明細の1行目の「金額」欄にカーソルを合わせてから、「罫線」→「計算式」を実行して、「計算式」欄に「=B2*C2」とキー入力する。単価と数量をかけ算する数式だ。下の「表示形式」欄で「\#,##0;(\#,##0)」を選択したら、「OK」をクリックする
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No.4
明細の1行目の「金額」欄に金額が計算・表示された
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No.5
残りのセルにもこの通りの数式を設定して、請求書を完成させる。「消費税」欄ではSUM関数を用いて明細行の金額の合計を求めたうえで、それの5%を計算し、最後にINT関数で小数点以下を切り捨ててある。関数は「関数貼り付け」欄のリストから選択してもよいし、キー入力してもよい。「ABOVE」はそのセルの上方向の連続したセル範囲を参照するWord独自の機能だ
 
   Wordの計算機能ではもう1つ、Excelとの大きな違いがあります。それは、Excelでは表の値を書き換えると設定済みの数式が自動的に再計算されますが、Wordには同様な「自動再計算」機能が備わっていないという点です。
 そのため、Wordでは、表の値を書き換えたら、必ず、[F9]キーを押して、手動で再計算を行う必要があります。これを忘れると、値を書き換える前の計算結果のまま、請求書や見積書を提出してしまうことにもなりかねませんので、十分、注意してください。
 
 
No.6
明細の2行目の数量を「10」に書き換えたが、「金額」欄は元の「\900」のまま
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No.7
明細の1行目から「合計」欄までをまとめて選択してから[F9]キーを押して、再計算を実行した
 
 
No.8
「オプション」ダイアログ−「印刷」タブの「印刷前にフィールドを更新する」をチェックしておくと、印刷前に自動的に数式の再計算が行われる。うっかりデータを書き換える前の状態で請求書や見積書を提出してしまうミスを防げる
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