キャリア・ラボHOMEキャリア・ラボHOME  ＞  Skilll Up  Lab  ＞  IT・PC・CAD  ＞  PCまめ知識  ＞  Side-A・第17回　

PCまめ知識

 PCまめ知識
　
PCまめ知識side-A【第17回】 
Excelで作成した帳票で部署名や都道府県名などを
選択入力できるようにしたい
　
　Excelで「出張精算書」や「出金伝票」などの帳票を作成して、入力・提出用フォームとして配布している職場も多いと思います。その際、「部署名」や「肩書き」などは会社によって入力する値が決まっていますので、いちいちキー入力する代わりに、リストから選択入力できるようにしておくと便利です。
　また、「性別」などは、「男性」と入力する人もいれば「男」と入力する人もいます。あとで入力した値によって、件数を数えたり分類したりすることを考えると、こういったデータの存在は厄介です。入力できる値をあらかじめ限定しておけば、曖昧なデータの混在を防ぐこともできます。

　Excelで入力できるデータを限定したり、リストから選択入力したりするには、「データの入力規則」機能を使います。
　
　
No.1
「出張精算書」の「部署」欄では、会社に実在する部署として、「営業部」・「開発部」・「総務部」・「経理部」のいずれかだけを選択入力できるように設定する
次へ
　
No.2
メニューから「データ」→「入力規則」を実行して、「データの入力規則」ダイアログの「設定」タブを呼び出す。まず、「入力値の種類」欄で「リスト」を選択したら、その下の「元の値」欄に入力可能な部署名をカンマ（,）で区切って羅列する
次へ
　
No.3
「部署」欄の右端の▼をクリックするか、［ALT］キー＋［↓］キーを押すと、入力可能な部署がリスト表示されるので、選択する。選択肢以外のデータは入力できない
　
　 　日本の都道府県名のように、入力可能な選択肢の数が多い場合、「元の値」欄にすべてのデータを羅列するのは大変です。そんな場合には、入力可能なデータを別のシートに表として作成しておいて、その表のセル範囲を「元の値」欄に指定します。
　ただし、「データの入力規則」ダイアログが開いている状態ではシートを切り替えることができませんので、別のシートに作成した表にあらかじめ「名前」を付けておいて、その「名前」を指定するという方法を取ります。
　
　
No.4
「都道府県リスト」シートに日本の全都道府県の名前の一覧表を作成する。そのセル範囲を選択した状態で、「挿入」→「名前」→「定義」を実行して、「都道府県」という名前を付ける
次へ
　
No.5
「出荷伝票」シートに切り替えて、都道府県名を入力したいセルを選択した状態で、「データ」→「データの入力規則」を実行する。「入力値の種類」欄で「リスト」を指定し、「元の値」欄に「=都道府県」と入力する。先頭の「=」記号を忘れないように
次へ
　
No.6
「都道府県」欄の右端の▼をクリックするか、［ALT］キー＋［↓］キーを押すと、入力可能な都道府県のリストがあらわれるので、ここから選択する
　
前回へ前回へ ＜PCまめ知識：最新回へ戻る＞ 次回へ次回へ

エントリー

お仕事を始めるには、フジスタッフへの派遣登録が必要です。

お仕事をはじめたい方は、まずフジスタッフにご登録ください。下記ボタンより進み、
ご都合のよい場所と日時をお選びください。WEB上で登録の予約が完了します。

3分で予約完了！派遣登録のご予約はこちらから
▲ページTOP