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PCまめ知識side-A【第18回】 
Wordで作成した「出張精算書」で肩書きなどを
選択入力できるようにしたい
 

 「交通費精算書」などの帳票類はExcelで作成するのが一般的ですが、Wordの方が使い慣れているので、Wordで作成したいと思っている方も少なくないようです。実は、Wordでもユーザーに選択入力させる帳票を作成することはできますが、このことはあまり知られていません。そこで、今回はWordで選択入力させる方法を紹介しましょう。
 利用するのは、Wordの「フォーム」機能です。
 ユーザーに文字列を入力させる箇所には「テキストボックス フォーム フィールド」を、選択入力させる箇所には「ドロップダウン フォーム フィールド」を挿入した後、「フォームの保護」を実行します。すると、「テキストボックス フォーム フィールド」だけに文字列を入力できるように、「ドロップダウン フォーム フィールド」ではリストから選択入力できるようになります。

 
 
No.1
まず、最初に帳票の見出しや枠組みなどを作成する。この段階では、ユーザーに入力させる箇所や選択入力させる箇所には何も入力せず空けておく
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No.2
メニューバーやタスクバーの上で右クリックして「フォーム」を選択し、「フォーム」ツールバーを呼び出す
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No.3
ユーザーに入力させる箇所にカーソルを合わせて、「フォーム」ツールバーの「テキストボックス フォーム フィールド」ボタンをクリックする
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No.4
ユーザーに選択入力させる箇所にカーソルを合わせて、「ドロップダウン フォーム フィールド」ボタンをクリックする
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No.5
挿入した「ドロップダウン フォーム フィールド」をダブルクリックして、「ドロップダウン フォーム フィールド」ダイアログを呼び出す。入力可能な選択肢を「項目」欄に入力したら「追加」ボタンをクリックする。この操作を繰り返して、すべての選択肢を「リストボックス内の項目一覧」欄に追加する
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No.6
ユーザーに入力・選択入力させる箇所をすべて設定したら、「フォームの保護」ボタンをクリックする
 
   これでユーザーに入力・選択入力させる帳票は完成です。
 配布された帳票を開いたユーザーはグレイ表示になっている「テキストボックス フォーム フィールド」か「ドロップダウン フォーム フィールド」だけを編集できる状態となっています。
 なお、今回は図での説明を省きましたが、フォームフィールド設定時に「ヘルプ」を設定しておくと、ユーザーがデータを入力する際にステータスバーにそのヘルプ内容を表示する機能も備わっています。入力すべきデータの種類や範囲などをガイドするのに使うとよいでしょう。
 
 
No.7
[Tab]キーまたはカーソルキーを押すと、カーソルが「テキストボックス フォーム フィールド」か「ドロップダウン フォーム フィールド」だけを移動する。「テキストボックス フォーム フィールド」には年・月・日や氏名などの文字列をキー入力する
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No.8
「ドロップダウン フォーム フィールド」ではマウスでクリックするか、[Alt]キー+[↓]キーを押すと、あらかじめ設定しておいた選択肢のリストがあらわれるので、適当な値を選択する
 
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