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PCまめ知識
毎日多くの文書を作成している職場や職種では、文書を白紙の状態から新規作成することより、既存の文書を手直しして、それを別名で保存することの方が多いかと思います。
そういった場合に誰もが一度は経験するのが、既存文書の内容を書き換えた後にうっかり上書き保存して、既存文書の内容を失ってしまうというトラブルです。文書の編集を行っている最中には「別名で保存しないといけない」とわかっていても、電話がかかってきた際などについうっかり上書き保存を行うショートカットキー［Ctrl］＋［S］を押してしまうことがあります。
フジ興業の中村部長宛ての文書を作成するのに、同じ会社の田中課長宛ての既存文書を開いて、これをひな形にして、新しい文書を作成することとする
既存文書の内容を書き換えたら、本来は「名前を付けて保存」を実行して、別のファイル名で保存しないといけないところだが、うっかり上書き保存すると……上の田中課長宛ての文書内容は消え失せてしまう
うっかりミスで既存文書の内容を失うのを防ぐにはいくつかの方法がありますが、ここでは比較的手軽に行える割に効果抜群の、既存文書を「読みとり専用として開く」方法を紹介しましょう。
「読み取り専用」と言っても文書内容の編集ができないワケではありません。上書き保存、すなわち同一フォルダへの同一ファイル名での保存ができないだけです。文書内容を書き換えた後に別のファイル名で保存することはできます。
「ファイルを開く」ダイアログでひな形にしたい既存文書を選んだら、「開く」ボタンの右端の▼をクリックして「読み取り専用として開く」を選択する
既存文書が読み取り専用モードで開いた。ウィンドウのタイトル部に文書のファイル名に続けて「（読み取り専用）」と表示されている
読み取り専用モードで開いた文書の内容を書き換えて、「上書き保存」ボタンをクリックあるいはショートカットキーの［Ctrl］＋［S］などの方法で上書き保存しようとすると、上書き保存が実行される代わりに、「名前を付けて保存」ダイアログがあらわれる。ここでファイル名を変更するか、あるいは保存先フォルダを変更すると、新しい文書として保存できる
上の「名前を付けて保存」ダイアログで既存文書のファイル名のまま保存を実行しても、このエラーダイアログがあらわれて、上書き保存は行えない
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