PCまめ知識

　商品名・メーカー名・売上げ額などが入力してある売上げ表を元に、メーカー別の売上げ表を作成するにはどうすればよいでしょうか？

　考え方としては、「メーカー名を基準に表を並べ替えた上で、メーカーが変わる位置を見つけて、そこに空行を挿入して、小計を求める数式を設定」すればよいのですが、この作業をいちいち手作業で行うのはかなり面倒です。

　そこで、基準となる列のデータが変わる位置に行を挿入して、そこにそれまでのデータの合計を求める数式を設定するという作業を一発で行ってくれる「集計」機能がExcelには用意されています。ひじょうに便利な機能である割に、意外と使われていないようですので、ご紹介しましょう。

　「集計」機能を実行すると、表に小計値と総計値が挿入されるだけではありません。

　先ほど［集計の設定］ダイアログの［グループの基準］欄で選択した列を基準とした「アウトライン」が設定されます。「アウトライン」を操作することによって、 (1)明細行と小計行・総計行をすべて、(2)小計行と総計行だけ、(3)総計行だけ、とワンタッチで表示を絞り込めます。

　表示を絞り込んだ状態で印刷を実行すれば、「メーカー別の販売台数表」がプリントアウトされますし、表示を絞り込んだ状態で表全体を選択してコピーし、Wordに貼り付ければ、Word文書中に「メーカー別の販売台数表」が挿入されます。このように、「アウトライン」機能を利用すると、データを様々な形で活用することができます。