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PCまめ知識
通常、ビジネス文書はA4サイズで作成しますが、表や地図などをB4〜A3など、より大きなサイズで作成して添付資料として付けることがあります。その際、わざわざレポート本文と添付資料を別々のファイルとして作成している人もいますが、1つのファイルとして作成した方が(1)ファイルの管理が楽、(2)通しのページ番号を振るのが楽といったメリットがあります。
A4サイズとA3サイズのように、大きさの異なる文書を1つのファイルとして作成するには、「セクション」機能を利用します。「セクション」機能を用いて、1つの文書を複数に分けると、それぞれのセクション毎に用紙サイズや用紙の向きなどのページ書式を設定できるようになります。
ここでは、レポート本文はA4サイズで作成し、最後に添付する資料はA3サイズで作成する例で説明する
それには、このように、文書全体を「セクション1」と「セクション2」の2つのセクションに分割して、それぞれをA4サイズ・縦置きとA3サイズ・横置きに設定する。なお、2つのセクションの合間には「セクション区切り」が挿入される
まず、前半のレポート本文をA4サイズで作成したら、その最後にカーソルを置いて、「挿入」→ 「改ページ」を実行する
「改ページ」ダイアログの下半分にある「セクション区切り」グループの中の「次のページから開始」を選択する
カーソル位置に「セクション区切り」が挿入されるのと同時に改ページが行われる。画面下部のステータスバーを見ると、新しいページは「2セクション」となっている
「ファイル」→「ページ設定」を実行して、「ページ設定」ダイアログの「用紙」タブで用紙サイズとして「A3」を指定する。 なお、「設定対象」欄が 「このセクション」になっていることを確認すること
「ページ設定」ダイアログの「余白」タブで用紙の向きとして「横」を指定する
セクション1はA4サイズのまま、セクション2だけがA3サイズの横置きに変わった
話のついでに、セクション毎にページ番号の書式や開始番号を変える方法を説明しましょう。
レポートの本文と資料部分でページ番号の書式を変えると、レポートの使い勝手がよくなるだけでなく、レポートを作成する立場としても、レポートの本文ページが増減した時に資料部分のページ番号を直さなくてもよいというメリットがあります。
レポート本文には「1」 「2」「3」……といったアラビア数字で、資料部分には「A」「B」「C」……というようにアルファベット大文字でページ番号を振るケースで説明しよう
「表示」→「ヘッダーとフッター」を実行して、セクション2のフッター部分を表示させた状態で、「ヘッダーとフッター」ツールバーの「ページ番号の書式設定」ボタンをクリックする
「ページ番号の書式」ダイアログの「番号書式」欄で「A,B,C,…」を選択し、「連続番号」グループで「開始番号」を選択する(「開始番号」は「A」のままで可)
セクション1のページ番号はアラビア数字のまま、セクション2のページ番号だけが「A」「B」…といったアルファベット大文字に変わった
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