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 【第65回】 |
A4サイズで作成したWord文書を
レイアウトを崩すことなくB5用紙に印刷するには |
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昔はお役所などに提出する文書はB判（B5やB4）で作成したものでしたが、今日ではコピー用紙と同じA4サイズで作成・提出するのが公用文書の原則となっています。A4サイズに収まらないような大きな表を作成する場合は、A4の倍のA3サイズで作成します。
一般企業におけるビジネス文書もたいていはA4判で作成しますが、ごくまれにB5サイズの用紙で提出するように求められ、作り直さないといけないことがあります。
文章だけからなる文書であれば、Wordで「ページ設定」ダイアログを呼び出して、用紙サイズを「A4」から「B5」に変更するだけで済みますが、表が主体の文書の場合はそう簡単にいきません。
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| Wordの「作表」機能を用いて作成した「履歴書」。A4サイズで作成したものだが、提出先に確認したところ、B5判用紙で提出するように言われた |
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| 「ページ設定」ダイアログ→「用紙」タブの「用紙サイズ」欄で「B5」を選択すると…… |
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| 表の右端が切れてしまったり、2ページに収まっていた履歴書が3ページにズレこんだりしてしまった。これを手直するのは相当手間がかかりそうだ |
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Wordにはこんな場合に役立つ「縮小・拡大機能」が用意されています。例えば、A4サイズで作成した文書のレイアウトを崩すことなく、そのままB5判用紙に縮小印刷したり、その反対に、B4判用紙に拡大印刷したりする機能です。たいていの複写機が備えている拡大・縮小コピー機能と同じような機能と言ったら、わかりやすいでしょうか。
この「縮小・拡大機能」を利用するには、文書自体はA4判で作成しておいたうえで、印刷実行時に「印刷」ダイアログの中で印刷に使う用紙サイズとして「B5」（あるいは「B4」など）を指定します。
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| A4→B5に縮小印刷すると、文書中の文字サイズもわずかに小さくなるので、文書全体の文字サイズをすこし大きくしておこう。［Ctrl］＋［A］キーを押して、文書中のすべての文字列を選択する |
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| ［Ctrl］＋［Shift］＋［>］キーを押して、10.5ポイントを11ポイントに、12ポイントを14ポイントにというように、文書中の文字列のサイズを1段階大きくする |
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| 「ファイル」メニューから「印刷」を選択して、「印刷」ダイアログの「用紙サイズの指定」欄で「B5」を選択する |
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| 印刷を実行すると、A4サイズで作成した履歴書がB5判用紙に収まるように縮小印刷される（画面はキヤノン製プリンタの「印刷プレビュー」画面で確認したところ。出力用紙サイズが「B5」になっている） |
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