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 【第68回】  |
見栄えのよい英文レターを
効率よく作成するには |
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Wordは元々、英文用ワープロとして開発されたものを日本語対応に改造したものですので、英語の扱いも得意としています。
ふつうにWordを起動して、白紙画面に英文を入力しても構いませんが、日本で売られているWordは当然ながら日本語文書の作成がしやすいようにカスタマイズされているため、必ずしも、英文を作成する環境としては最適なものになっていません。
そこで、日頃、私たちが使っているWordを英語版Wordに近い環境で使う方法を説明しましょう。
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| Wordの「ファイル」メニューから「新規作成」を選択する |
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| 「作業ウィンドウ」が開いたら、「このコンピュータ上のテンプレート」をクリックする |
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| 「テンプレート」ダイアログの「英文」タブをクリックする。英文作成用のテンプレートが各種用意されているので、目的に合ったテンプレートを選択する |
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| 「Blank Document」テンプレートを選択すると、見慣れた白紙画面が開くが、いくつかの設定が日本語文書の場合と異なる。「ページ設定」ダイアログ→「余白」タブを見ると、上下左右の余白幅が異なっている |
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| 用紙サイズもA4ではなく、「Letter」になっている |
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| 通常の日本語文書の場合、「MS明朝」の全角文字とのバランスがよい「Century」が半角文字の既定のフォントとなっているが、英文だけの文章中でより見栄えのよい「TimesNewRoman」が既定のフォントとなる（フォントサイズも「12」に） |
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| 段落の右端もきれいに揃うのではなく、単語単位で折り返し表示される設定となる（段落の書式を「両端揃え」に変えると、右端がきれいに揃う） |
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英文のビジネスレターなどでは前掲の画面図の通り、段落の右端をきれいに揃えるのではなく、単語単位で折り返す設定が一般的です。
しかし、文字サイズを大きくしたり、行末に「international」といった長い英単語がきたりすると、右側の空白が目立ちすぎることがあります。
こういった場合には、単語の途中で折り返す「ハイフネーション」機能を利用すると、無駄な空白がなくなり、文書の見栄えがよくなります。 |
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| 3行目の「an」の後ろに「application」という長い単語がくるため、空白が目立つ |
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| 「ツール」→「その他の校正ツール」→「ハイフネーション」を選択して、「ハイフネーション」ダイアログの「単語を自動的に区切る」をチェックする |
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| 「application」の途中にハイフン（-）が挿入されて、その位置で折り返し表示された |
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| 「ハイフネーション」機能によるハイフンの位置が気に入らない場合は、手動でハイフンを挿入することもできる。この場合のハイフンは［-］キー単体ではなく、［Ctrl］＋［-］キーを押して入力する |
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| 文字サイズを26ポイント→25ポイントに変更して、単語途中で折り返す必要がなくなると、自動あるいは手動で挿入されたハイフンは自動的になくなる |
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