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 【第73回】 |
何種類かの印刷設定を保存しておいて、
ケースに応じて異なる設定で印刷したい |
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Excelでは作成した表の形に合わせて、用紙を横向きに印刷したり縦向きに印刷したりできるだけでなく、表の大きさに合わせて、自在に拡大縮小印刷することもできます。
横長の大きな表を印刷するのに、A3判に対応したプリンタがある会社ではA3判用紙1枚に収まるように印刷するが、A4判対応のプリンタしかない自宅ではA4判用紙2枚に分けて印刷する――こんな場合、通常、その都度、「ページ設定」ダイアログを呼び出して、用紙の種類や向き、縮小率などを指定して印刷を実行することになりますが、これがしょっちゅうとなると面倒です。
Excelのページ設定の情報はブック毎に1つしか記録されませんが、「ユーザー設定のビュー」機能を利用すると、用紙の種類や縮小率といったページ設定の情報に名前を付けて記録しておき、随時、切り替えることができるようになります。
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| まず、1つ目のページ設定の情報を記録するため、「ファイル」メニューから「ページ設定」を選択する |
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| 「ページ設定」ダイアログがあらわれたら、用紙の向き・拡大縮小・用紙サイズなどを指定する |
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| 「表示」メニューから「ユーザー設定のビュー」を選択する |
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| 「ユーザー設定のビュー」ダイアログの「追加」ボタンをクリックする |
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| 「ビューの追加」ダイアログの「名前」欄に「1枚に縮小印刷（A3・横向き）」というように設定内容がわかる名前を入力する |
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| 次に、2つ目のページ設定の情報を保存するため、「ページ設定」ダイアログを呼び出して、用紙の向き・拡大縮小・用紙サイズなどを指定する |
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| 「ユーザー設定のビュー」ダイアログから「ビューの追加」ダイアログを呼び出して、その「名前」欄に「2枚に縮小印刷（A4・縦向き）」というように設定内容がわかる名前を入力する |
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以上の手順で、2種類のページ設定の情報が記録されました。
あとは、会社であれば、「1枚に縮小印刷（A3・横向き）」ビューを呼び出してから印刷を実行すると、A3判用紙に横向き1枚に収まるように表が縮小印刷されますし、自宅であれば、「2枚に縮小印刷（A4・縦向き）」ビューを呼び出してから印刷を実行すると、A4判用紙に縦向き2枚に収まるように表が縮小印刷されます。
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| 会社の場合、「表示」→「ユーザー設定のビュー」を選択し、「ユーザー設定のビュー」ダイアログが呼び出されたら、その「ビュー」欄で「1枚に縮小印刷（A3・横向き）」を選択して「表示」をクリックする |
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| 印刷プレビューを実行したところ。ページ設定の通り、横向き1枚に収まるように縮小印刷される状態となっている |
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| こちらは自宅の場合。「ユーザー設定のビュー」ダイアログの「ビュー」欄で「2枚に縮小印刷（A4・縦向き）」を選択して「表示」をクリックする |
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| 印刷プレビューを実行したところ。ページ設定の通り、縦向き2枚に収まるように縮小印刷される状態となっている |
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