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 【第81回】 |
選択肢が多いため、
2段階に分けてリスト入力させたい |
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Excelの「データの入力規則」機能を用いると、セルにデータをキー入力する代わりに、プルダウン表示されるリストから選択入力することができます。部署名や性別など、セルに入力可能なデータがいくつかに限られている時、効率よくデータを入力するのに役立ちます。また、同じ性別でも「男」「男性」「male」のように異なった表現で入力されるのを防ぐ効果もあります。 |
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| データを選択入力させるには、「データ」メニューの「入力規則」を選択する |
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| 「データの入力規則」ダイアログの「設定」タブの「入力値の種類」欄で「リスト」を選び、下の「元の値」欄に「北海道,青森,岩手,秋田……鹿児島,沖縄」というようにこのセルで選択入力させたい値を「,」で区切って入力する |
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| このセルの右端の▼をクリックすると、設定しておいた選択肢のリストがプルダウン表示されるので、入力する値を選択する |
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しかし、都道府県名や全社員の名前のように、セルに入力するデータの候補が何十個・何百個とあると、リストから選ぶだけでも骨が折れます。
そんな場合には、まず「地区」を選んだうえで、その地区内の「都道府県」を選ぶというに、選択リストを2段階で用意します。
選択リストを2段階で設定するには、「データの入力規則」機能のほかに、セル範囲に「名前」を付ける機能と引数で指定したセルの内容を返す「INDIRECT」関数を組み合わせます。 |
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| まず、2つのセルで選択可能な値をこのような地区別の都道府県表の形式で入力する |
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| 「出身地区」を選択入力させたいセル（C7）を選択したうえで、「データの入力規則」ダイアログを呼び出す。「入力値の種類」欄で「リスト」を選び、「元の値」欄で「北海道・東北」〜「九州」が入力されている表の見出し部分のセル範囲を指定する |
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| 「名前の定義」ダイアログの「名前」欄に「北海道・東北」と入力し、下の「参照範囲」欄で「北海道」〜「福島」が入力されているセル範囲（B24〜B29）を指定する |
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| 同様に、「東北」〜「九州」の各地区についても、それぞれの地区に属する都道府県が入力されているセル範囲を追加したら、「閉じる」をクリックする |
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| 「出身都道府県」を選択入力させたいセル（C8）を選択したうえで、「データの入力規則」ダイアログを呼び出す。「入力値の種類」欄で「リスト」を選び、「元の値」欄で「=INDIRECT($C$7)」というように、「INDIRECT」関数の引数として地区を選択入力させるセルを指定する |
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| 出身都道府県欄の▼をクリックすると、その地区内の都道府県だけが一覧表示されるので、都道府県を選択する |
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