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PCまめ知識side-B【第1回】
お得意先あてにたくさんの年賀状を出さなきゃいけない!
 
 そろそろ年賀状のシーズンです。個人ならせいぜい100件・200件といった数でしょうが、会社で出す年賀状となると、400件・500件は当たり前。ヘタをすると、千件を超える場合さえあります。
 あて先を1件1件手書きしていたのでは、本来の業務に支障を来してしまいます。年賀状ソフトを使えば、効率よくあて先の入力をおこなえますが、お店に行ってみると、「筆まめ」やら「筆王」やら、何種類もの製品が売られていて、どれを選べばよいのか悩みます。そこで、このside-Bでは3回にわたって、おもに職場で使える年賀状ソフトを選択するポイントや使いこなすコツを紹介していきましょう。
 
 
No.1

 年賀状ソフトには、あて先入力を助けるさまざまな機能が搭載されています。まず、名前を効率よく入力するために、「筆まめ」や「筆ぐるめ」などには「姓名辞書」が備わっています。
 MS-IMEやATOKなどのIMEにも姓名が辞書登録されていますが、実際にはうまく変換できない場合が少なくありません。その点、年賀状ソフトに備わっている「姓名辞書」はその名の通り、名前の入力に特化していますので、相当珍しい名前でも変換候補にあらわれます。

 また、名前の読みを1文字入力する都度、候補を絞り込んでいく逐次検索機能も備わっています。一部の携帯電話にも似たような省入力機能が備わっていますが、よりスピーディに入力をおこなえる工夫です。

     
     
メーカー製パソコンにプレインストールされていることの多い「筆ぐるめ」(富士ソフトABC)の「姓名辞書」機能。[氏名]欄に名前の読みを入力すると、[姓名辞書]ダイアログにその読みで始まる名前が候補として表示される
 
 
No.2

 郵便番号から住所を検索入力する「郵便番号辞書」は市販の年賀状ソフトがすべて搭載している機能です。通常は町名までが入力されますが、マスコミやお役所など、専用郵便番号を持っている大手の事業所の場合は事業所名や番地までの完全な住所が入力されます。
 ちなみに、フジスタッフの場合、会社名までは出ませんでしたが、「東京都千代田区丸の内 パシフィックセンチュリープレイス丸の内27階」というフロア番号までが一発で入力されました。最近は、ビル単位で専用郵便番号を持っているケースも増えているようです。

     
     
わかりやすいインタフェースが好評の「筆王」(アイフォー)の「郵便番号辞書」機能。郵便番号を入力すると、住所が検索入力される
 
 
No.3

 「筆まめ」など、一部の製品には「電話番号辞書」も備わっています。電話番号を入力すると、該当した氏名(会社名)や郵便番号、住所を一発で入力してくれます。
 ただし、個人の場合は電話帳に載っていないと検索できませんし、企業の場合もダイヤルインが増えていますので、「電話番号辞書」の効果はケースバイケースです。10件ほど試しに検索してみて、あまりヒットしないようでしたら、「電話番号辞書」の利用は諦めて、「郵便番号辞書」を用いる方法に切り替えたほうがよいでしょう。

     
     
「筆まめ」(クレオ)は店頭シェア1位の年賀状ソフト。「電話番号辞書」機能を用いて、電話番号からあて先の名前・住所を検索入力する
   
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