【第102回】
役所が公開しているPDF形式の届出書類に
文字列を入力するには
最近、官公庁では届け出書類をPDF形式のファイルとしてサイト上で公開・配布するのが一般的となっています。
誰でもOSなどの環境に依存することなく簡単に閲覧や印刷できるところがPDFのメリットです。
たまに書類を提出するのであれば、ダウンロードしたPDF文書を「Adobe Reader」を用いてプリントアウトして、手書きで記入すればよいでしょうが、毎日のようにたくさんの書類を提出している職場の場合、直接、PDF文書に文字列や数字を書き込むことができれば、仕事の効率がアップします。
アドビ・システムズ社が発売している『Adobe Acrobat 8 Standard』あるいは『Adobe Acrobat 8 Professional』を用いれば、作成済みのPDF文書に文字列を書き込むことができますが、同製品は高価なうえに、文字列や数字を書き込む位置を1つ1つ指定するのもかなり面倒です。
そこで、ここでは官公庁などが配布しているPDF形式の文書に文字列や数字を書き込むことに特化した製品『書けまっせ!!PDF3』（アンテナハウス社 スタンダード版：\7,600・プロフェッショナル版：\12,800）をご紹介しましょう。
お役所が配布している届け出書類を「Adobe Reader」で開いたところ。「Adobe Reader」では書き込むことができない
『書けまっせ!!PDF3』で同PDF文書を開いたうえで、「挿入」メニューから「テキストボックス」→「クリックして自動作成」を選択する
文字列を入力したい個所をクリックあるいはドラッグする
文字列を入力できるテキストボックスが設定されるので、文字列を入力する
別のPDF文書を「Adobe Reader」で開いたところ。今度はこのPDF文書にExcelデータを差し込む機能を紹介しよう
『書けまっせ!!PDF3』で同PDF文書を開いたうえで、「挿入」メニューから「差込フィールド」→「範囲を指定して自動作成」を選択する
データを差し込みたい範囲を囲うようにドラッグする
ドラッグした範囲の罫線を認識して、データ差し込み用のフィールドが自動的に作成される
見出し名が記入されているフィールドをクリックして［DEL］キーを押して削除する。同様の操作を繰り返して、データを差し込みたいフィールドだけを残す
Excelで差し込み用のデータを作成する。その際のデータの列は『書けまっせ!!PDF3』の差し込み用フィールドの番号順と一致するように作成する
『書けまっせ!!PDF3』の「書式」メニューから「差込」→「差込データ」を選択する
Excelで作成したデータファイルを選択したうえで、「開く」をクリックする
Excelのデータが編集中のPDF文書の差し込みフィールドに挿入される
このPDF文書を印刷すると、Excelデータの行数分だけ、データを差し込んだページが作成される（この例では3行＝3ページ分作成される）