PCまめ知識

　プライベートなメールは別として、仕事でやり取りしているメールは何らかの事柄を伝えるか、あるいは、返事をもらうことを期待して送っているものですので、それまでのメールのやり取りがすぐにわかるように元メールを引用します。

　その際、「元メールを全文引用する」やり方と「必要な箇所だけを引用する」やり方があります。
　「全文引用したほうが正確にそれまでのやり取りを確認できるのでよい」とされている職場や業種もありますので、どちらのやり方を採用するかはケース・バイ・ケースで判断すべきですが、元メールが長かったり、いくつもの事柄が列記されたりしていると、返信メールの内容がどの箇所への返事なのか、わかりにくいことがありますので、一般的には、「必要な箇所だけを引用するやり方のほうがよい」とされています。

　Outlook ExpressやWindowsメールでは、受信メールに返信すると、元メールが全文引用されるスタイルが既定値となっています。
　Outlook ExpressやWindowsメールには、「返信時に必要な箇所だけを引用する」機能はありませんので、ここでは「返信時に引用しない」設定に変更したうえで、クリップボードの機能を拡張するフリーソフト「ToClip」を併用して、必要な箇所だけを引用する方法を紹介しましょう。

メール一覧の中で返信したいメールを選択して、「返信」ボタンをクリックする

返信メールを作成する画面が開き、「-- Original Message--」の後ろに元メールの差出人・宛先・送信日時・件名に続けて、元メールが全文、引用されている

元メールを引用しないようにするには、「ツール」→「オプション」を選択して、「オプション」ダイアログの「送信］タブの「返信に元のメッセージを含める」のチェックを外す

フリーソフト「ToClip」をダウンロードして、セットアップする

返信したいメール中で引用したい部分を選択したら、右クリックして「コピー」を選択して、クリップボードにコピーする

「返信」ボタンをクリックする

デスクトップの右上隅・左上隅・右下隅をクリックすると、「ToClip」のメニューが開くので、「クリップボード履歴」から「1」を選択して、右ボタンをクリックする

返信メールの作成画面に元メール中でクリップボードにコピーした部分が「> 」記号付きで引用される

引用文を編集して、送信メッセージを作成する