PCまめ知識

　ビジネスマナーの本などを見ると、「メールの宛先には敬称を付ける必要はない」と説明されていることがあります。ビジネスライクにメールのやり取りできる相手であれば、それで構わないでしょうが、世の中にはそれを不快と感じる人がいないとも限りません。少なくとも、自分の名前に「様」といった敬称が付いていて不快に感じる人はいませんので、とくに大切なお客様宛てに送るメールなどでは敬称を付けておいて損はないと思います。

　ここでは、Outlook Expressを使って宛先に敬称を付ける方法を2つ説明しましょう。

　頻繁にメールのやり取りを行う相手であれば、いちいち「宛先｣欄に敬称付きで名前を入力するのは面倒です。そんな場合には「アドレス帳」に宛先を敬称付きで登録しておいて、メールを作成・送信する際には「アドレス帳」を用いて宛先を指定する方法が便利です。

　Outlook Expressのメニューから「ツール」→「アドレス帳」を実行して「アドレス帳」を呼び出したら、「新しい連絡先」を新規作成します。「姓」と「名前」を入力すると、「表示名」欄に「山田健一」というように自動的に姓名が入力されますので、これを「山田様」というような敬称付きの表示に書き換えます。

　「アドレス帳」には「敬称」というそのものズバリの名称の欄も用意されていますが、ここに「様」と入力しても、送信するメールには一切反映されませんので、注意してください。