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PCまめ知識
受信したメールが数百通〜数千通ともなると、すべてのメールを「受信トレイ」の中に貯め込んだ状態のままだと、目的のメールを探し出すのにひじょうに骨が折れます。そこで、ある程度、メールが貯まってきたら、顧客別やプロジェクト別のフォルダを作成して、受信メールをそれぞれのフォルダに振り分けるようにします。
受信メールをそれぞれのフォルダに振り分けるには、マウスによるドラッグ操作やコマンド操作（「編集」→「フォルダへ移動」）を行って「受信トレイ」から目的のフォルダに1通ずつ移動する方法もありますが、Outlook Expressには受信時に自動的に振り分ける「メッセージルール」機能も用意されています。
まずは、この「メッセージルール」機能の基本的な使い方から確認しておきましょう。
Outlook Expressのメニューから「ツール」→「メッセージルール」→「メール」を実行する
「新規のメールルール」ダイアログが開くので、「送信者にユーザーが含まれている場合」と「指定したフォルダに移動する」をチェックして、その下の「3.ルールの説明」欄の中の「ユーザーが含まれている」をクリックする
「ユーザーの選択」ダイアログが開くので、受信メールの送信者の名前あるいはメールアドレスに含まれている言葉を「追加」する
同じように、「新規のメールルール」ダイアログの「3.ルールの説明」欄の中の「指定したフォルダ」をクリックすると、「移動」ダイアログが開くので、振り分け先のフォルダを指定する
「3.ルールの説明」欄に受信メールを振り分ける条件と振り分け先が設定されているのを確認したら、「4.ルール名」欄に適当なルール名を入力して、ダイアログを閉じる
その後、条件に一致したメールを受信すると、自動的に指定したフォルダに振り分けられる（条件に一致しないメールはそのまま「受信トレイ」に保管される）
「メッセージルール」機能を利用することで受信メールは自動的に顧客別やプロジェクト別のフォルダに振り分けられるようになりましたが、自分が送信したメールも受信メールと同じフォルダに振り分けておくと、あとで特定の相手とやり取りしたメールやあるプロジェクトに関連するメールをまとめて参照する時に便利です。
実は、Outlook Expressには「送信メールを送信実行後に自動的に振り分けてくれる」機能がありません。その代わり、通常、「受信トレイ」を対象に働く「メッセージルール」機能をユーザが指定したフォルダを対象に働かせることができるようになっています。
ここでは、先ほどの「受信メールをフォルダに振り分ける」メッセージルールを転用して、送信済みメールをフォルダに仕分けする方法を説明しましょう。
「ツール」→「メッセージルール」→「メール」を実行し、「メッセージルール」ダイアログで先ほど作成したメッセージルールを選択して、「変更」をクリックする
「メールルールの編集」ダイアログが呼び出されるので、「または」「宛先にユーザーが含まれている場合」という条件を追加する(新しい条件を追加すると、既定値では「および」になるので、クリックして「または」に変更する)
「メッセージルール」ダイアログに戻ったら、「適用」ボタンをクリックする
「メールルールを適用する」ダイアログの「参照」ボタンをクリックする
「適用先」ダイアログが開くので、メッセージルールを適用したいフォルダとして「送信済みアイテム」を指定する
「メールルールを適用する」ダイアログの「1.適用するルールの選択」欄で適用したいメッセージルールをすべて選択した（反転させた）うえで、「適用」ボタンをクリックする
「送信済みアイテム」にあった送信済みメールが「仕事関係」フォルダに移動している
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