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PCまめ知識
ほんの少し前まで、プロバイダのメールサーバーの「メールボックス」に保存しておけるメールの容量は合計で5メガバイト程度に規制されていました。大きなファイルを添付したメールが送られてきた時、いつまでも「メールボックス」に置いたままにしておくと、容量オーバーとなって、それ以降、メールを受信できなくなってしまうため、「メールボックスに届いたメールはメールソフトを使ってパソコンにダウンロードして、メールボックスからは削除する」という使い方が一般的でした。
しかし、昨年4月、Googleが新しいWebメール「Gmail（ジーメール）」を始めたことで事情は一変しました。同社の検索サービス同様、無償で利用できるサービスでありながら、1アカウントあたり1ギガバイト（1000メガバイト）という、文字通り桁違いのメールボックスの容量が提供されたのです。
その後、Gmailに対抗するため、多くのプロバイダやポータルサイト（LivedoorやMSNなど）がメールボックスの容量を拡大していますが、Gmailは2ギガバイトへとさらに容量を拡大しただけでなく、他のメールサービスにはない様々な特長を持ったメールサービスとして注目を集めています。
今回はこのGmailの特長的な使い方をいくつか紹介しましょう。
「Gmail」はInternet ExplorerなどのWebブラウザを用いて、メールの作成・送信・受信・閲覧を行うWebメールだ。Gmailのサイトにアクセスしたら、ユーザ名とパスワードを入力して、ログインする
Gmailのわたしのメールボックスの受信トレイを開いたところ。7000通以上のメールを保存してあるが、最新のものから25〜100通ずつ、ほぼ瞬時に一覧表示される
いちばん下までスクロールさせると、現在のメールボックスのサイズとその内のどの程度までを使用しているかを確認できる。わたしの場合、7ケ月ほどで300メガバイトなので、まだ数年は十分に使える計算だ。ちなみに、メールボックスの容量がいつの間にか2.5ギガバイトに増えていた！
招待してくれる人が手続きを行うと、Gmailからあなた宛ての招待メール（英文）が届くので、そこに記載されているサイトにアクセスして、希望するユーザー名などを申し込む。これでGmailを利用できるようになっているので、まずは招待してくれた人に礼状メールを送っておこう。
Gmailの特長は(1)Webブラウザがあれば、どこでもメールの送受信を行えるWebメールである、(2)メールボックスのサイズが2ギガバイト以上ときわめて巨大であるだけではありません。
メールボックスのサイズがギガバイト単位ということは、何万通・何十万通というメールを保存しておけることを意味しています。これは便利な反面、「送受信したメールが行方不明になる」というトラブルの原因ともなりかねません。
Outlook Expressなどのメールソフトでは、通常、仕事別・顧客別のフォルダを作成しておいて、「受信トレイ」に届いたメールをそれぞれのフォルダに仕分けすることで、目的のメールが行方不明にならないようにします。つまり、メールの整理はユーザの努力に任されています。
一方、Gmailでは「フォルダを作成する」という機能がありません。その代わり、Google譲りの強力な検索機能を利用して、「受信トレイ」の全メールを対象に検索を行うことができます。大量のメールがあっても、検索作業はほぼ一瞬で終わります。まさしくGoogleでWebページの検索を行う場合と同じ感覚で、自分のメールボックスの検索を行えますので、「フォルダ分類は不要」というワケです。
上部の検索ボックスにメールを検索するためのキーワードを入力して、「メールを検索」ボタンをクリックする
ほんの2〜3秒で、入力したキーワード（「温暖化」）をメールの件名や本文に含むメールが一覧表示される
重要なメールやあとで返信しないといけないメールにはスターマーク（☆）を付けておくとよい。スターを付けたいメールをチェックしたら、メニューから「スターを付ける」を実行する
左端のメニューバーの「スターあり」をクリックすると、受信トレイの中でスターを付けたメールだけが一覧表示される（スターをはずすには、チェックしたうえで「スターをはずす」ボタンをクリックする）
フォルダに仕分けすることはできないが、その代わり、受信トレイ中のメールにラベルを付けて、そのラベルで分類することはできる。ラベルを付けたいメールをチェックしたら、メニューから「ラベルを適用−新しいラベル…」を実行する
ダイアログが開くので、新しく付けるラベルの名前（「iTimes」）を入力する
左端のメニューバーの「▼ラベル−iTimes」をクリックすると、受信トレイの中でそのラベルを付けたメールだけが一覧表示される（ラベルをはずすには、チェックしたうえで「ラベルを削除」ボタンをクリックする）
メール受信時に自動的にラベルを付けることもできる。画面上部の「設定」ボタンをクリックしてから「フィルタ」タブの「新しいフィルタを作成」ボタンをクリックすると、「フィルタ条件を指定」画面があらわれる。ここでラベルを付けたいメールの差出人や件名に含まれている文字列を指定して、「次のステップ」ボタンをクリックする
「操作の選択」画面で「ラベルを適用」をチェックして、付けたいラベルを指定したら、「フィルタを作成」ボタンをクリックする。以降、ここで指定した条件に合うメールを受信すると、自動的にラベルが付けられる
「迷惑メールを自動的に振り分ける」機能はなかなか賢い。受信トレイ中の迷惑メールをチェックしたら、「迷惑メールを報告」ボタンをクリックする
チェックしたメールが受信トレイから「迷惑メール」フォルダに移される。「迷惑メール」フォルダ中のメールは30日たつと、自動的に削除される。また、迷惑メールとして報告しておくと、以降、同様の内容のメールが届くと、自動的に「迷惑メール」フォルダに振り分けられる。何日かこまめに迷惑メールの報告を続けると、受信トレイに届く迷惑メールが激減するハズだ
GmailはWebブラウザで利用するのが基本ですが、Outlook ExpressやOutlookなどのメールソフトを用いてメールの送受信を行うこともできます。
ただし、そのためには
(1)Gmailの設定画面で「POPを有効にする」
(2)メールソフト側でGmail用のアカウントの設定を行う
必要があります。
(2)は当然のことですが、(1)の設定を行わずに「Gmailの送受信ができない！」と悩んでいる人が少なくありません。下図の方法でGmailサーバーの設定を行ってから、メールソフトのアカウントの設定を行ってください。
メールソフトでGmailを利用するには、Gmailの「設定」→「メール転送とPOP設定」画面を呼び出し、「すべてのメールでPOPを有効にする」または「今後受信するメールでのみPOPを有効にする」のいずれかを選択して、「変更を保存」ボタンをクリックする
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