【第98回】
Office文書に記録されている個人情報を
まとめて削除するには
Word、Excel、PowerPointで文書を作成すると、自動的に作成者の名前や会社名などが文書ファイル内に記録される仕組みとなっています。
この情報はファイルを検索する際などに役立ちますが、外部に配布したり公開したりする文書の場合、個人情報などが流出する恐れがあります。また、Wordの「変更履歴の記録」機能を用いて、文書内容を変更した履歴を記録していると、変更履歴中に含まれていた会社の機密情報などが流出する恐れもあります。
Office文書に記録されている個人情報や変更履歴の情報は個別に消去することもできますが、「洩れなく消去できているか？」と問われると、不安が伴います。
そこで、マイクロソフト社ではOfficeXP/2003で作成した文書ファイルに記録されている個人情報や改版履歴、コメントなどをまとめて消去するアドインツール「隠しデータの削除」を公開していますので、ご紹介しましょう。
「ファイル」→「プロパティ」を選択してプロパティ画面を開くと、Wordで作成した文書に自動的に作成者名などが記録されていることを確認できる
Wordを再起動して、個人情報などを消去したい文書を開いたら、「ファイル」メニューから「隠しデータの削除」を選択する
個人情報などを消去した文書は上書き保存ではなく、別ファイルとして保存する仕様となっているため、保存先フォルダやファイル名を指定する
「完了」をクリックする
メモ帳などのテキストエディタが起動して、消去した内容が報告される
個人情報などを消去した文書を開こうとすると、読み取り専用で開くように推奨される
文書を開いてプロパティ画面を呼び出すると、作成者名などが消去されていることが確認できる
Office2007には、文書を公開する際に無用な情報が含まれていないかを検索して、まとめて削除することができる「ドキュメント検査」機能が最初から搭載されています。
Word2007やExcel2007、PowerPoint2007をお使いの場合はそれぞれの「ドキュメント検査」機能を用いて、個人情報や機密情報が流出しないようにしましょう。
Word2007の「Office」ボタンをクリックして、「配布準備」→「ドキュメント検査」を選択する
検査したい項目をすべてチェックしたうえで「検査」ボタンをクリックする
数秒〜数十秒後に検査結果が表示されるので、「すべて削除」ボタンをクリックして、見つかった情報を消去する