第3回 気持ちを伝える「遅刻・休み」の伝え方
お仕事を始めて1カ月が経過したハナコさん。
職場での人間関係も良好で、毎日充実した生活を送っています。
ある朝目が覚めると、身体がだるくて起き上がれません。
体温計で測ってみると、高熱があります。
どうやら風邪をひいたようです。
とても仕事ができる体調ではないので、職場の親しい同僚に、
「今日は休みますと田中部長に伝えて」とメールで送信しました。
「遅刻・休み」の伝え方の基本とは
・遅刻、休みの連絡は、必ず始業時間15分〜30分前に、
上長の方に直接連絡をしましょう。
・派遣会社の担当者にも、電話で遅刻や休みの連絡をしましょう。
電話で伝えることは、下記の5点です。
- 遅刻や休み事に対する謝罪
- 遅刻や休む理由
- いつ出社するのか？
- 急ぎの仕事などはないか？
- 急ぎの仕事がある場合には、誰にどのように引き継ぐのか？
- 最後にもう一度、ご心配とご迷惑をかけることに対しての謝罪
でもこんな時どうする？！
- どうしてメールではなく、
電話で連絡をしなくてはいけないのでしょうか？
- 上長よりも、同僚の方のほうが、
遅刻や休みの連絡が伝えやすいのですが、
同僚の方への連絡ではいけないのでしょうか？
- メールは便利なコミュニケーションツールですが、このような状況では、礼儀に欠け適していません。よりダイレクトなコミュニケーションツールである電話を使うことにより、誠意を込めて謝罪の気持ちを伝えることができます。電話であれば、仕事に支障をきたさないように、自分が担当している仕事の状況なども端的に話すことができます。
例外として、電車遅延などで、車内から連絡する必要がある場合には、まずメールで連絡をし、その後、駅に着いてから電話で連絡しても、会社の方も理解を示してくださるでしょう。ただし基本は電話であることをお忘れなく。
- 同僚の方のほうが、連絡しやすくても、あなたの業務の責任者に連絡するのが、礼儀というものです。直接の上司が不在であったり、手が離せない場合には、次席の方など目上の方に代わっていただき、伝言をして頂きましょう。
花子のマナー川柳
「やずみます」鼻声だけど まず電話 ！
メールでの連絡では、不在中の業務上連絡や伝言をタイムリーに確認することができませんので、必ず電話で連絡をしましょう。仕事は一人でするものではありません。職場の方に迷惑がかからないよう、より良いコミュニケーションを図り、円滑に仕事をしましょう。
「気持ちを伝えるビジネスマナー」では、皆さんのそんなもどかしい気持ちが、
上手に表現できる方法をご紹介していきます。