オフィス敬語の正しい使い方

問題：あなたのセリフを、正しい敬語に直してください。

（上司に相談を持ちかけようとしている場面）

「課長、いまちょっといいですか？」

解説

「あのとき相談していれば・・・」。
社内の大切なコミュニケーションのミスが、大きなミスにつながることもあります。「ホウレンソウ」は「報告・連絡・相談」の頭文字をとったもので、ビジネスの基本中の基本です。「ホウレンソウ」ができていないと、上司が間違った判断を下すなどの弊害が生じます。タイミングを逃さず、「ホウレンソウ」することが大切です。

だからといって、いつでもかまわず、上司の席の前に行っていきなり話しかけるのはよくありません。気持ちよく聞いてもらうための配慮が必要です。
上司がヒマそうに新聞を読んでいたり、テレビを見ていたり、抜いた鼻毛を眺めていたり・・・なんていうことはほとんどないと思います。話しかけるときは仕事をしていることが多いと思いますので、「少しお時間をいただけますか」「いま、よろしいでしょうか」とひと声かけることが大切です。

また、フレーズの前にクッションとなる言葉をはさむと、聞いた感じがやわらかくなります。例えば

　　「失礼ですが」
　　「申し訳ございませんが」
　　「恐れ入りますが」
　　「恐縮ですが」
　　「お手数でございますが」
　　「お疲れのところを恐縮ですが」
　　「お忙しいところを恐れ入りますが」
　　「おさしつかえなければ」

などです。
これらを「恐れ入りますが、いまお時間よろしいでしょうか」のように使います。

いいづらいこと、相手の期待に反することなどを伝える場合、こちらの意見を相手に受け容れてもらいたい場合などに、クッション言葉を上手に使うと、効果的です。

フレーズ例

○「部長、業務提携の件でお伺いしたいことがあるのですが、少しお時間をいただいてよろしいでしょうか」

○「課長、書類ができましたのでお目通しいただきたいのですが、いまお時間、少々よろしいでしょうか」

○「A社の件で、ご相談させていただきたいのですが、いまよろしいでしょうか」

○「本日の午後、お時間を取っていただけますでしょうか」

※前もってお知らせするのも◎。

NGフレーズ例

×「ちょっとよいですか？」

※「いい」は「よい」のくだけた言い方ですが、「よい」に言い換えても、あまり変わりません。「ちょっと」という表現も、ぞんざいです。

×「課長、いまどうですか？」

※上司の仕事の状況を、部下が「どうですか？」と聞くのは失礼です。

×「部長、いまヒマですか」

※いくらヒマに見えても、こういう言い方は無神経です。

×「お時間をとらせませんので、いいですか」、「すぐ済みますから、いいですか」

※相手の都合を考えていない、一方的な言い方なのでよくありません。

最近はどの会社でも「ホウレンソウ」が徹底されています。それは逆に、どの会社でも「ホウレンソウ」が上手にできていないことの表れだとも言えます。
小さな連絡であっても、マメにすることが大切です。まだ結果が出ていなくても、経過報告にも心を配りましょう。細かい報告が多いと相手に迷惑がられると思われがちですが、指示・命令・依頼した上司は報告がマメにあることで、安心するのです。